Lettre de recouvrement, que faire ?

En cas d’impayé, que l’on soit créancier ou débiteur, se pose la question des différents types de lettre de recouvrement. Pour le créancier, il s’agit d’obtenir gain de cause dans les meilleures conditions possibles, et pour le débiteur, de savoir comment réagir selon la nature et le contenu des courriers reçus. Pour l’un comme pour l’autre, des règles de bon usage et de respect des formes de cette technique de recouvrement permettront de régler le différend au mieux des intérêts des deux parties.

La lettre type de recouvrement

Première relance

Dès constatation de l’absence de paiement dans les délais impartis, le créancier (ou une société de recouvrement mandatée) envoie au débiteur un courrier simple qui doit contenir des éléments précis : nom (ou raison sociale) et coordonnées du créancier et du débiteur, date et objet du courrier, rappel des références de l’impayé (numéro de facture, de traite, d’échéance de crédit, etc.), rappel des conditions et délais qui n’ont pas été respectés, demande de régularisation de la situation.
À ce stade, le ton du courrier sera courtois et ne jouera pas sur une mise sous pression du débiteur, afin de préserver la relation.
Une copie des justificatifs de la demande (facture, bon de livraison…) sera jointe au courrier.

Montée en pression

Si la première lettre de relance (éventuellement appuyée par des relances téléphoniques ou mails de rappel) n’est pas suivie d’effet, un deuxième courrier simple sera envoyé, reprenant tous les éléments du précédent, mais rédigé sur un ton plus pressant, de manière à mettre le débiteur face à ses responsabilités. Les modalités d’un arrangement (échéancier ou autre) pourront être proposées via cette lettre.
En cas de nouvel échec, un troisième courrier simple reprendra à nouveau tous les éléments mais y ajoutera un ton beaucoup plus radical, laissant apparaître de façon explicite l’éventualité d’une procédure de recouvrement judiciaire si le recouvrement amiable ne donne aucun résultat.

Cette succession de trois courriers simples est un maximum à ne pas dépasser, sous peine de perte de temps et de crédibilité quant à la détermination du créancier à encaisser son dû.

La mise en demeure en recommandé avec accusé de réception

Le courrier du dernier recours

C’est l’étape ultime d’une tentative de recouvrement amiable d’une créance client. Selon les cas, la lettre recommandée peut intervenir en lieu et place du troisième courrier simple. Elle doit bien sûr reprendre tous les éléments des précédents courriers. S’y ajoutera une mise en demeure de payer dans un délai déterminé, sous peine de poursuites judiciaires.
Selon le degré de pression souhaité par le créancier et le montant de la somme en jeu, cette lettre de relance commerciale pourra être envoyée par lui-même, par une société de recouvrement ou via un huissier ou un avocat (elle n’a cependant pas valeur de titre exécutoire).

Intérêts de retard et frais de recouvrement

À ce stade pourront être stipulés (ou rappelés) des intérêts de retard, avec notification des modalités de calcul selon la législation en vigueur pour le type de dette en souffrance.
La lettre de relance client devra en revanche préciser que les éventuels frais engagés pour le recouvrement amiable (agence, huissier, avocat) sont à la charge du créancier et ne pourront en aucun cas être imputés à celle du débiteur.

Que faire à la réception d’une lettre de recouvrement ?

Vérification, acceptation et négociation, contestation

Dès la première relance, en cas de doute sur la légitimité de la demande, le débiteur devra vérifier très précisément la nature et le montant de la dette.
Si celle-ci est expressément fondée, en cas de difficultés financières, il devra se mettre en relation avec le créancier ou son mandataire pour signifier son acceptation et convenir d’un arrangement pour les modalités de paiement.
En cas de contestation (partielle ou totale), il devra réunir tous les éléments pour argumenter de sa bonne foi.

Incapacité de payer

Si le débiteur se trouve en incapacité d’honorer sa dette, il devra, avant tout déclenchement d’une procédure judiciaire à son encontre, utiliser les alternatives que la loi met à sa disposition (dossier de surendettement pour un particulier, cessation de paiement pour un professionnel…).

De la simple relance jusqu’à la lettre recommandée de mise en demeure, le recouvrement amiable par courrier offre une progressivité des démarches qui permet dans la plupart des cas d’échapper au couperet d’une procédure judiciaire, tant dans l’intérêt du créancier que du débiteur. L’intercession de professionnels (société de recouvrement, huissier, avocat) s’avère par ailleurs très utile pour écourter les échéances ou démêler les cas les plus difficiles.