Quelles sont les différentes techniques de recouvrement ?

Le recouvrement d’une créance est toujours une opération délicate. Notamment dans un cadre professionnel où l’objectif sera, dans la mesure du possible, de préserver la relation commerciale au-delà de la résolution du contentieux. La démarche à privilégier consiste dans la mise en place d’un processus à l’amiable cohérent et gradué, en évitant les pièges qui conduisent au blocage. C’est pourquoi il est important d’étudier chaque technique de recouvrement possible et d’opter pour celle qui est la plus adaptée à la situation.

Le recouvrement par téléphone

Le recouvrement par téléphone est une technique de recouvrement qui se traduit par un appel téléphonique permettant d’évoquer la créance sous la forme d’une simple relance après constat d’impayé. Le côté direct d’une relation téléphonique déclenche dans la plupart des cas le règlement attendu, même s’il y avait volonté délibérée du débiteur de le retarder (souvent pour des raisons de difficulté de trésorerie).

Diplomatie, clarté et précision sont de rigueur, de manière à faciliter la résolution du problème dès le premier appel.
Un débiteur qui raccroche sans prendre d’engagement est généralement synonyme d’échec de la démarche. Il est donc impératif de bannir toute forme de flou et d’agressivité. Pour éviter ce type d’impair, disposer en temps réel de tous les justificatifs (numéro de facture, de bon de livraison…) permet d’asseoir sa demande sur des bases concrètes que le débiteur ne pourra pas contester.

Les relances écrites personnalisées

Selon les habitudes du débiteur et du créancier en matière de communication, le suivi d’une démarche téléphonique restée infructueuse pourra se faire via une ou plusieurs relances par écrit (courrier simple, mail, fax, et même SMS…). Une argumentation progressive et mesurée (mais de plus en plus insistante), avec rappel des modalités normales de paiement et du délai dépassé, permettra de mettre le débiteur face à ses obligations de régularisation de la situation, sans pour autant compromettre la pérennité de la relation (commerciale ou d’une autre nature).

Ce type de relance écrite, quel qu’en soit le vecteur, ne doit en aucun cas prendre la forme d’une injonction de payer officielle, dont elle n’a ni le statut ni le pouvoir exécutoire. Un courrier ou un message trop radical ou menaçant sera contre-productif et débouchera le plus souvent sur un blocage.

La négociation face à face

Dans certaines circonstances, notamment en cas de graves difficultés financières du débiteur ou de mauvaise volonté délibérée, la rencontre physique sera nécessaire pour tenter de débloquer la situation (de préférence dans les locaux du débiteur, sur rendez-vous ou à l’improviste pour accentuer la pression). Elle offrira l’occasion de mettre tous les éléments du problème sur la table et d’en discuter à bâtons rompus, et bien souvent de convenir d’un échéancier d’apurement en plusieurs versements (parfois la seule solution pour un règlement à l’amiable).

Une négociation face à face exige sang-froid et pondération de la part du créancier, sous peine de dégénérer en confrontation stérile dont les effets pourraient se retourner contre lui en cas de suites judiciaires. La prise en charge de cette rencontre par un tiers neutre et objectif est une bonne option pour éviter tout débordement.

Le recouvrement par lettre recommandée

Quand toutes les tentatives informelles de règlement à l’amiable sont demeurées sans effet, seule reste au créancier l’alternative de la lettre recommandée avec accusé de réception, notifiant au débiteur une mise en demeure de payer sous peine de poursuites.

Cette lettre de recouvrement doit répondre à des critères bien définis et notamment faire état avec clarté et exhaustivité des éléments de facturation et/ou autres données relatives à la créance et au retard de paiement. Idéalement, lui seront annexés tous les justificatifs en copie des originaux.

Une lettre recommandée mal conçue ou incomplète pourra être contestée par le débiteur, voire déclarée irrecevable, et obliger le créancier à réitérer sa démarche. En confier la rédaction à un professionnel du recouvrement permettra d’éviter une perte de temps supplémentaire, et éventuellement d’obtenir in fine gain de cause sans en arriver au recours judiciaire.

Appel téléphonique, relances écrites, négociation face à face puis mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception constituent les étapes successives d’un recouvrement à l’amiable bien conduit. En cas d’échec, deux options peuvent encore être mises en œuvre avant l’alternative du recouvrement judiciaire : le recouvrement à l’amiable par huissier ou par l’intermédiaire d’un avocat.

Chacune de ces démarches, y compris les deux dernières, peut avantageusement être écourtée et optimisée en faisant appel à une société de recouvrement comme Contentia, dont l’expertise et le savoir-faire conduisent le plus souvent à un apurement du contentieux tout en préservant la pérennité de la relation entre les deux parties.